Çalışan Aydınlatma Metni

Giriş

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve “Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ” uyarınca, Ones Bilişim Teknolojileri Anonim Şirketi (“Şirket”) tarafından, çalışanlarımızın kişisel verilerinin toplanması, işlenmesi, aktarılması ve korunması süreçleri hakkında sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.KVKK’nın 10. maddesi gereğince, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu olarak tarafımızca aşağıdaki hususlarda sizlere bilgi verilmektedir:

• Kişisel verilerin işlenme amaçları
• Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği
• Kişisel verilerin toplanma yöntemi ve hukuki sebepleri
• KVKK’nın 11. maddesinde sayılan haklar

Tanımlar

• Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
• Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, dini inanç, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti, biyometrik ve genetik veriler gibi hassas verilerdir.
• Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaç ve yöntemlerini belirleyen tüzel kişidir.
• Açık Rıza: Bilgilendirmeye dayanan, belirli bir konuya ilişkin, özgür iradeyle verilen onay beyanıdır.
• VERBİS: Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yönetilen Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’dir.

İşlenen Kişisel Veri Türleri

Aşağıda yer alan kişisel veri kategorileri, işin niteliğine ve yasal yükümlülüklere bağlı olarak işlenebilmektedir. Özel nitelikli kişisel veriler, yalnızca açık rızanız alınmak kaydıyla ve sınırlı amaçlarla işlenmektedir. Bu kapsamda açık rızanıza tabi olmayan özel nitelikli veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir.

• Kimlik Verileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, cinsiyet, uyruk, pasaport, nüfus bilgileri
• İletişim Verileri: Adres, telefon, e-posta, kurumsal iletişim bilgileri
• Finansal Veriler: IBAN, maaş bilgileri, icra ve borç bilgileri
• Mesleki Veriler: Eğitim, sertifika, iş tecrübesi, kurslar, dil bilgisi
• Görsel/İşitsel Veriler: Fotoğraf, kamera kayıtları
• Özlük Verileri: SGK bilgisi, izin kayıtları, disiplin işlemleri, performans verileri, adli sicil verileri
• Sağlık Verileri: Sağlık raporları, engellilik, doğum izni, cihaz/protez kullanımı
• Biyometrik Veriler: Parmak izi, yüz tanıma, retina, avuç içi verileri
• Diğer Veriler: IP adresi, sistem logları, seyahat bilgileri, el yazısı, ses kayıtları

Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. maddesinde yer alan veri işleme şartlarına dayalı olarak, aşağıdaki amaçlarla işlenebilmektedir:

• İş sözleşmesinin kurulması, ifası ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• İş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin yürütülmesi
• Performans değerlendirme ve eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi
• Çalışan memnuniyeti ve öneri sistemlerinin işletilmesi
• Kurum içi iletişim, bilgilendirme ve kaynak yönetimi
• Kamu kurumlarının/özel kuruluşların taleplerine yanıt verilmesi
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• İç denetim ve bilgi güvenliği faaliyetleri
• Acil durum yönetimi ve fiziksel alan güvenliğinin sağlanması
• Organizasyon ve etkinlik yönetimi
• Bordro, muhasebe ve finansal işlemlerin yürütülmesi
• Görevlendirme, giriş-çıkış ve vardiya takibi

Ayrıntılı amaç listesi için Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Prosedürü’ne başvurulabilir.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Aşağıda belirtilen özel nitelikli kişisel veriler, yalnızca açık rızanızın alınması halinde işlenebilecektir:

• Sanayi Bakanlığı Araştırma ve Geliştirme Merkezi için sorumlu olunan raporlamaların sağlanabilmesi,
• Nato Tesis Güvenlik ve Milli Tesis Güvenlik sertifikasına bağlı Ones Technology yerleşkelerinin güvenliğinin sağlanması,
• Her türlü araştırma ve geliştirme faaliyetleri sırasında, biyometrik kimlik doğrulama sistemlerinin geliştirilmesi ve test edilmesi amacıyla.

Kişisel Veri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepler

Kişisel verileriniz; Şirketimiz ile kurduğunuz hukuki veya iş ilişkisi çerçevesinde, sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda doğrudan sizlerden, üçüncü kişilerden veya yasal mercilerden temin edilebilmektedir. Bu veriler; başvuru formları, sözleşmeler, elektronik posta, yazışmalar, kamera ve sistem kayıtları, anketler ve çevrim içi işlemler gibi çeşitli araçlar yoluyla toplanabilmektedir.

• Verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda;
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması,
• Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• Temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
• İlgili kişinin açık rızasının bulunması,

şeklindeki şartlardan en az birinin varlığı halinde işlenmektedir.

Kişisel Verilerin Aktarılabileceği Taraflar ve Amaçları

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 8. ve 9. maddeleri kapsamında, işbu aydınlatma metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere ve gerekli idari ve teknik tedbirler alınmak kaydıyla aşağıdaki kişi ve kuruluşlarla paylaşılabilir:

• Tedarikçiler ve hizmet sağlayıcı firmalar: İş sağlığı ve güvenliği, güvenlik, danışmanlık, eğitim, hukuk, organizasyon ve diğer dış hizmetlerin temini amacıyla
• İştirakler ve iş ortakları: Ortak projelerin yürütülmesi, Ar-Ge faaliyetleri ve operasyonel süreçler
• Finans kuruluşları ve bağımsız denetim firmaları: Ücret, bordro, mali denetim ve raporlama işlemleri
• BT hizmet sağlayıcıları: Sistem barındırma, yazılım desteği, bulut hizmetleri ve veri güvenliği hizmetleri
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Talep edilmesi veya mevzuat gereği yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla

Verileriniz, yalnızca açık rızanızın bulunması veya KVKK’da belirtilen istisnalar çerçevesinde yurt dışına da aktarılabilir.Aktarılan kişisel veriler, iş ilişkisi kapsamında ihtiyaç duyulan ölçüde; örneğin çalışanın adı, soyadı, görev bilgisi, kurumsal iletişim bilgileri, log kayıtları ve kamera görüntüleri gibi verileri içerebilir.Kişisel verilerin güvenliği için şifreleme, erişim kontrolü, log yönetimi, gizlilik sözleşmeleri ve periyodik denetimler dahil olmak üzere, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Prosedürü ile belirlenen teknik ve idari tedbirler uygulanmaktadır.

Kişisel Verilerin Saklama Süresi

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlenme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanacaktır. Sürenin sonunda veriler, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Prosedürü | Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi prosedüründe tanımlanan saklama ve imha takvimine uygun olarak verileriniz silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir.

İlgili Kişinin Hakları

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• Verilerin işlenme amacını ve uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde/yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Verilerin eksik/yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme
• İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde silinmesini/yok edilmesini/anonim hale getirilmesini isteme
• Düzeltme veya silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz
• Kanuna aykırı işlem nedeniyle uğranılan zararın giderilmesini talep etme

Başvuru Usulü

KVKK’nın 11. maddesi kapsamındaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca yazılı veya kayıtlı elektronik posta (KEP), güvenli elektronik imza ya da sistemimizde kayıtlı elektronik posta adresiniz aracılığıyla aşağıdaki yöntemlerle iletebilirsiniz:

• Yazılı Başvuru: KVKK Başvuru Formu doldurularak şirket adresimize gönderilebilir.
• KEP ile Başvuru: KEP adresimiz üzerinden güvenli iletişim sağlanabilir.
• E-Posta ile Başvuru: Kayıtlı e-posta adresinizden ik adresine iletilebilir.

Talepleriniz, şirketimize ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca maliyet gerektirmesi halinde, KVK Kurulu’nun belirleyeceği tarife uygulanır.